Information Technology

Kwartaalitis – de smart en lazy way

Elke freelancer of kleine zelfstandige kent het fenomeen wel. Kwartaalafsluit, BTW indienen, facturen ingeven, administratie op orde zetten. Elke periodieke afsluit opnieuw zeg je dan tegen jezelf - volgende keer moet dat beter. Want toegegeven, je core business is uiteraard niet die administratie, laat staan dat er op je businesscard 'organisational wizard' vermeld staat. Maar intussen zie ik wel elke keer opnieuw diezelfde frustratiepostjess op sociale media verschijnen. Het leek me daarom interessant om mijn eigen workflow te delen - take what you need om je eigen ding te vereenvoudigen.   Om te beginnen is het fijn om te weten vanwaar alle inkomende facturen en documenten komen. In mijn geval is dat de postbus, mijn mailbox, en ticketjes en bonnekes die van overal lijken te komen. Die moeten dus allemaal op één of andere manier, automagisch, op de juiste plaats terechtkomen. Een degelijk online boekhoudpakket is daarvoor uiteraard noodzakelijk, en een goed CRM pakket verzet ook wonderen.   Mijn administratie stack bestaat momenteel uit: Google Suite Business - email en cloud storage Teamleader - CRM software Exact Online Geavanceerd - online boekhouding, inclusief elektronisch bankieren Codabox - automatische verwerking bankuittreksels Soda - automatische verwerking sociaal secretariaat (in ontwikkeling) Xpenditure - bonnekes Zapier - automatisatie van flows   Daarnaast heb je ook een degelijke netwerkprinter met scanfunctie nodig, liefst zelfs met een document feeder. Ik gebruik hiervoor een HP LaserJet PRo MPF M477fdw.   Wat boekhouding betreft is de centrale hub van dit alles uiteraard je online boekhoudpakket in combinatie met je CRM tool. Exact Online heeft een ingebouwde CRM tool, maar ten opzichte van de mogelijkheden en het gebruiksgemak van Teamleader zijn die standaard voorzieningen onvoldoende. Exact Online integreert echter naadloos met Teamleader - dat betekent dat je verkoopfacturen uit Teamleader automatisch elke nacht worden gesynchroniseerd met Exact Online. BTW betalen is dus al in orde in deze opstelling....

Continue Reading