Kwartaalitis – de smart en lazy way

Kwartaalitis – de smart en lazy way

Elke freelancer of kleine zelfstandige kent het fenomeen wel. Kwartaalafsluit, BTW indienen, facturen ingeven, administratie op orde zetten. Elke periodieke afsluit opnieuw zeg je dan tegen jezelf – volgende keer moet dat beter. Want toegegeven, je core business is uiteraard niet die administratie, laat staan dat er op je businesscard ‘organisational wizard’ vermeld staat. Maar intussen zie ik wel elke keer opnieuw diezelfde frustratiepostjess op sociale media verschijnen. Het leek me daarom interessant om mijn eigen workflow te delen – take what you need om je eigen ding te vereenvoudigen.

 

Om te beginnen is het fijn om te weten vanwaar alle inkomende facturen en documenten komen. In mijn geval is dat de postbus, mijn mailbox, en ticketjes en bonnekes die van overal lijken te komen. Die moeten dus allemaal op één of andere manier, automagisch, op de juiste plaats terechtkomen. Een degelijk online boekhoudpakket is daarvoor uiteraard noodzakelijk, en een goed CRM pakket verzet ook wonderen.

 

Mijn administratie stack bestaat momenteel uit:

 

Daarnaast heb je ook een degelijke netwerkprinter met scanfunctie nodig, liefst zelfs met een document feeder. Ik gebruik hiervoor een HP LaserJet PRo MPF M477fdw.

 

Wat boekhouding betreft is de centrale hub van dit alles uiteraard je online boekhoudpakket in combinatie met je CRM tool. Exact Online heeft een ingebouwde CRM tool, maar ten opzichte van de mogelijkheden en het gebruiksgemak van Teamleader zijn die standaard voorzieningen onvoldoende. Exact Online integreert echter naadloos met Teamleader – dat betekent dat je verkoopfacturen uit Teamleader automatisch elke nacht worden gesynchroniseerd met Exact Online. BTW betalen is dus al in orde in deze opstelling. Nu nog aftrekken 😉

 

Tweede belangrijk element is je bank. Dankzij Codabox kan je die bestanden in het juiste formaat automatisch inlezen in Exact Online, zodat je accountant enkel nog hoeft af te punten. Je boekhouder of accountant kan Codabox voor je opzetten.

 

Inkomende facturen zijn door hun hoeveelheid en verscheidenheid aan bronnen iets lastiger om managen. Een goeie workflow verricht echter wonderen, en zorgt ervoor dat je geen anderhalve dag verliest elk kwartaal opnieuw om alles bij elkaar te sprokkelen. Op voorwaarde uiteraard dat je nauwgezet elke keer dat bonnetje of ticket mooi inscant.

 

Bonnekes galore

 

Xpenditure vraagt wat opzetwerk, maar eens alles klaar staat is het een kwestie van elke maand of elk kwartaal op de juiste knop te klikken, en alle gescande tickets en bonnetjes worden automatisch in Exact opgeladen. Dankzij de integratie van Exact Online met Xpenditure gebeurt het leeuwendeel van dit proces automatisch. Je kan Xpenditure ook integreren met Codabox, maar aangezien ik Exact Online al heb gekoppeld met Codabox is dit hier niet nodig, anders zitten we met dubbele integraties…

 

Alle medewerkers hebben hun eigen account op Xpenditure. Je beslist uiteraard zelf in je eigen onderneming welke kosten terugbetaalbaar zijn en welke niet, but you get the idea. Je kan met approval flows werken, controllers aanduiden, the works. Op het einde van de periode gaat er één factuur van Xpenditure naar Exact voor het totale bedrag aan expenses, wat de verwerking vrij makkelijk maakt voor je accountant ook. Je kan er ook voor kiezen om met merchant een factuur te syncen met Exact, maar daar gaan de meeste accountants niet mee kunnen lachen denk ik (naam verkeerd gescand op bonneke equals nieuwe leverancier aangemaakt, …)

 

Deze setup staat of valt uiteraard met een consequent en consistent inscannen van àlle bonnekes door àlle medewerkers…

 

Inbound facturen

 

Hier wordt het wat plezanter voor de automation geeks onder ons. Facturen heb ik digitaal per mail of analoog per post ontvangen, maar beide moeten uiteraard digitaal ingelezen worden in Exact.

 

Digitale facturen – via G Suite is het vrij eenvoudig om een mail te herkennen waar een factuur bijlage aan vasthangt. Regelmatige leveranciers die facturen digitaal versturen krijgen via de juiste filter instelling automatisch het label ‘FACTUUR’ mee. Een occasionele factuur van een nieuwe leverancier geef je zelf het juiste label. Via Zapier maak je dan een workflow ‘New Labeled Email’ > ‘Upload File’. Deze zap kijkt om de 15 minuten of er nieuwe mails zijn binnengekomen die het label ‘FACTUUR’ hebben gekregen, en zo ja zal het bestand met de factuur worden bewaard in de Google Drive map ‘INBOX FACTUREN’. Zo zijn de digitale facturen altijd in diezelfde folder terug te vinden.

 

De offline facturen van je dagelijkse tochtje naar de brievenbus, die scannen we in via de document feeder van onze favoriete netwerkprinter. Aan jou de keuze of je dat dagelijks doet of wekelijks, dit is kwestie van instelling. Ik doe dit wekelijks – alle facturen openmaken, de hele stapel in één gooi op de document feeder, en scan to folder. Dezelfde folder als bij de digitale facturen uiteraard, de map ‘INBOX FACTUREN’. Het correct instellen van je netwerkprinter hangt uiteraard af van merk tot merk. Het internet staat vol met how to’s voor dit soort zaken.

 

Op dit moment zitten àlle facturen dus in die folder ‘INBOX FACTUREN’. Om die dingen nu in Exact Online te krijgen komt Zapier weer om de hoek loeren. In Exact heb je een digitale brievenbus, met een specifiek adres. De zap om alle facturen uit onze folder naar Exact Online te krijgen is in dit geval ‘New File in Folder’ > ‘Send Email’ > ‘Replace File’. Zapier checkt nu elk kwartier of er nieuwe files in onze folder zijn bijgekomen, verstuurt dan een mail naar de Exact Online digitale brievenbus met het bestand in bijlage (voor elke file een aparte mail), en geeft daarna het voorvoegsel ‘sent_’ aan de verzonden file, zodat we ook nog een fallback plan hebben voor het geval er iets misliep. Zo weet ik altijd welke facturen al in Exact Online zitten, en welke niet.

 

Exact Online Geavanceerd zorgt er daarna ook voor dat de bankbestanden in omgekeerde richting naar je bank worden doorgespeeld. Belangrijk daarbij is dat je voor elke leverancier de juiste betaaltermijn instelt, en het rekeningnummer voor nieuwe leveranciers aan de leveranciersfiche hangt. Betaaltermijn is belangrijk, zoniet is het factuurbedrag onmiddellijk van je rekening…

 

 

Boekhoudkundige verwerking

 

Nu alle facturen in je digitale brievenbus van Exact Online zitten is het een kwestie van afspraken maken met je accountant. Doe je zelf de boekhoudkundige verwerking en afpunting, of laat je dat door je accountant doen? Maak goede afspraken hieromtrent zodat je absoluut vermijdt dat er facturen wel ingeladen maar niet verwerkt worden. Die verregaande automatisatie maakt het niet alleen jezelf makkelijk, maar vereenvoudigt je dossier ook voor de accountant. Check dus ook zeker je afspraken omtrent maandelijkse / trimestriële bijdrages.

 

Soda, dat instaat voor het automatisch inlezen van de documenten van je sociaal secretariaat, is momenteel nog in ontwikkeling voor Exact Online. Zodra die integratie klaar is zal ook deze verwerking nog sneller en eenvoudiger kunnen verlopen. De loonstaten zijn dus momenteel nog maandelijks manueel te verwerken.

 

Heb je zelf nog tips om boekhouding en administratie nóg eenvoudiger te maken? Of ben ik iets vergeten? Laat het weten. We houden van smart en lazy 😉

No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.